Carrière

Het is e-mailloze vrijdag (al hóef je niet de hele dag geen mail te lezen)

30 november 2018 06:20

Beeld © iStock

Re: re: re, cc, bcc, reply inzake, Fwd: belangrijk! - er lijkt soms geen einde te komen aan de stroom van e-mails die je op je werk krijgt. Tijdrovend en een bron van stress. Daarom is er vandaag een moment van bezinning: e-mailloze vrijdag.

De dag is een initiatief van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO). Die constateerde eerder al dat bijna een derde van het kantoorpersoneel stress ervaart door de hoeveelheid werkmail die dagelijks binnenkomt. Zo'n 20 procent zegt zelfs een kwart van de werkdag bezig te zijn met mailen.

Klagen

Geen bemoedigende cijfers, vindt Annemiek Tigchelaar van de beroepsvereniging. Ze schreef eerder het boek 'Grip op je e-mail'. "We klagen allemaal over de vele mailtjes die we ontvangen, maar het is heel lastig de mail uit te zetten. Bang dat je iets mist. Maar het is wel goed om even bij jezelf te rade te gaan." 

Het is de vijfde keer dat de e-mailloze vrijdag wordt gehouden. Hoeveel mensen eraan meedoen, is niet bekend. Het onderwerp komt wel steeds hoger op de agenda te staan, weet Tigchelaar. "Steeds meer bedrijven hebben er aandacht voor. Je hoeft ook niet de hele dag geen e-mails te lezen. Je kunt ook gewoon wat minderen." 

Meldingen

Volgens de beroepsvereniging is er nog veel te winnen. Neem bijvoorbeeld de e-mailmeldingen. Vrijwel alle kantoorwerkers (90 procent) hebben deze continu aanstaan. Dat kan afleiden. "Verwerk de mails dagelijks op vaste momenten", zegt voorzitter van de NBPO Anke Algera. "Dat kan veel tijd besparen en de kwaliteit van het werk verhogen doordat je concentratie niet steeds verstoord wordt." 

En ook werkgevers kunnen een rol spelen, door gebruik te maken van andere communicatiekanalen zoals Slack of Yammer, weet Algera. Daardoor kunnen medewerkers rechtstreeks communiceren waardoor er volgens haar minder mails verstuurd hoeven te worden.

Mailbox opruimen

Annemiek Tigchelaar zelf gaat vandaag de e-mail in ieder geval veel minder gebruiken. Maar ze sluit niet uit dat als ze een belangrijke mail krijgt, ze toch iets terugstuurt. "Ik ben dan ook niet zo streng. Je hoeft de dag niet te gebruiken om alle mails links te laten liggen. Je kan ook je mailbox eens opruimen of kijken welke instellingen je in Outlook kunt gebruiken om het overzichtelijk te maken. Ook dat helpt om stress te verminderen."

Stress door mail

  • Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers blijkt dat 32 procent van het kantoorpersoneel stress ervaart door de hoeveelheid werkmail op een dag. 
  • Bijna 40 procent is er één tot twee uur per dag mee bezig en een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen.
  • Als leidinggevende ben je helemaal de pineut. Een kwart van de ondervraagde chefs zegt per dag 50 tot 100 mails te ontvangen.
  • Een kwart van de ondervraagden ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook 's avonds en in het weekend.

Bron • RTL Nieuws