Carrière

Werkmail veroorzaakt veel stress, zo doe je er wat aan

24 november 2017 06:04

Beeld © iStock

32 procent van het kantoorpersoneel ervaart stress door de hoeveelheid werkmail die er dagelijks binnenkomt. Niet heel vreemd, we zijn er vaak uren mee zoet. Per dag.

Dat zijn enkele resultaten uit een onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers.

Stress en tijd

Hoeveel stress mensen ondervinden door email hangt samen met de tijd die ze er kwijt aan zijn. Van het ondervraagde kantoorpersoneel dat meer dan twee uur per dag bezig is met het verzenden en lezen van mails, ervaart zelfs 53 procent stress als gevolg daarvan.

39 procent van de onderzochte groep gaf aan dagelijks een tot twee uur bezig te zijn met mail. Zo'n 20 procent zegt een kwart van de werkdag bezig te zijn met mailen.

Leidt af

Als leidinggevende ben je helemaal de pineut. Een kwart van de ondervraagde chefs zegt per dag 50 tot 100 mails te ontvangen.

Veel ondervraagden zien die mailstroom als een last. Naast de stress die het oplevert vind 42 procent dat het afleidt van de 'echte' werkzaamheden.

Zo doe je er wat aan

Maar je hoeft je niet als een mak schaap naar de slachtbank van de werkstress te laten leiden door mail, want er zijn een hoop mogelijkheden om weer de baas over je eigen mailbox te worden.

Inbox zero

Probeer je inbox bijvoorbeeld als één grote todo-lijst te zien. Het uiteindelijke doel is het zogeheten 'inbox zero'. Dit wil zeggen dat je mailbox leeg is en je todo's af zijn.

Om inbox zero te bereiken, helpen de meeste mailapps je een handje. Bijna alle grote mailapps hebben de mogelijkheid om mails te snoozen of in te plannen. Heb je een email pas morgen of volgende week nodig? Dan laat je hem op het juiste moment weer in de inbox verschijnen.

Houd niet de hele tijd je mail in de gaten

Uit allerlei onderzoeken blijkt: constant je mail checken en beantwoorden is slecht voor je productiviteit. Daarom is het aan te raden om maar één keer in de zoveel tijd - zeg één keer per uur - een berg mail te behandelen.

Door op specifieke momenten je mails te beantwoorden, werk je productiever en efficiënter. Simpel gezegd: je kunt je koppie dan beter bij je werk houden. Daarnaast zorgt het minder vaak checken van je mail er ook voor dat je minder gestresst bent. 

Slack

En misschien wel de beste manier om nutteloze mail te voorkomen: Slack (of een ander chatprogramma voor werkcommunicatie). Je kunt onder andere in openbare en privékanalen chatten, samen aan documenten werken en privéberichten versturen. Dat scheelt een hele hoop korte mailtjes die je inbox tot een rommel maken.

Bron • RTL Z