Business

Bespaar tijd, schrijf langere e-mails (geen grap)

Matthias Pauw • 06 juni 2016 10:15 @mattpauw

Beeld ©

Volgens een Amerikaanse productiviteitsexpert en hoogleraar informatica is het veel efficiënter om lange e-mails te schrijven dan om een kattenbelletje te versturen. Het aloude devies om het kort te houden, gaat niet op.

Dus die collega die om negen uur 's ochtends een epistel in je inbox dropt met een uitgebreide beschrijving van alles wat er moet gebeuren, is eigenlijk heel goed bezig.

Verminderde aandacht

Dat zit zo. Als je even een mailtje leest tussen het werken door, zou je nog 10 tot 20 minuten lang een verminderde aandacht hebben voor wat je eigenlijk aan het doen bent.

Volgens hoogleraar Cal Newport moet je er dus voor zorgen dat je zo min mogelijk door je inbox gaat. De trend is om slechts een paar keer per dag te mailen en mail te lezen, maar Newport heeft een beter idee.

Stappenplan

Zijn tip: schrijf langere emails. Volgens de professor moet je als volgt te werk gaan.

  • Bedenk wat je wilt bereiken door het schrijven van een mail
  • Bedenk een proces dat ervoor zorgt dat jij en degene met wie je communiceert zo min mogelijk correspondentie nodig hebben om dat doel te bereiken.
  • Leg dat proces uit, zodat beide partijen begrijpen wat er moet gebeuren.

Koffie?

Een voorbeeldje kan het werk doen. Stel, iemand stuurt een bericht met de vraag "zin om binnenkort een bakkie te doen?"

Reageer dan niet met "prima, wanneer?". Dan ben je voor je het weet een mailtje of vijf verder voordat je een afspraak hebt gemaakt. En iedere keer ben je dus weer 10 tot 20 minuten afgeleid.

Zo moet het wel

Dit is wat je volgens Newport wel zou moeten antwoorden.

"Klinkt goed. I stel voor dat we afspreken op plek x. Hieronder staan vier data en tijden wanneer ik kan. Laat maar weten wanner jij kan. Ik beschouw je antwoord dan als bevestiging van de afspraak. Als je niet kan, bel me dan tussen tijdstip y en tijdstip z."

Ja, op deze manier duurt het langer om je mails te lezen (en te schrijven). Maar volgens Newport is dat niet erg. Hierdoor voorkom je namelijk talloze afleidingsmomenten op een dag, waardoor je uiteindelijk juist productiever bent.

Bron • RTL Z