Business

Overvolle mailbox? Houd de tweeminutenregel aan

12 oktober 2015 15:50

Beeld © Thinkstock

Hoe haal je meer uit je werkdag? RTL Z deelt de beste suggesties. Vandaag: Je krijgt ongetwijfeld een heleboel mailtjes op een dag, waarschijnlijk meer dan je kunt verwerken. Vijf tips om die mailbox leeg te houden.

1. Afmelden
Kleine moeite, groot resultaat. Meld je af voor allerhande nieuwsbrieven die je al dan niet bewust ontvangt. "Het eerste dat je je af moet vragen, is waarom je zoveel e-mails hebt", zegt Monica Seeley, co-auteur van het boek 'Brilliant Email: How to Win Back Time and Increase Your Productivity'. Bedenk goed of je alle mails wel nodig hebt. Vaak zit er een boel onzin bij, zoals nieuwsbrieven. De dag beginnen met aanbiedingen van verschillende vliegmaatschappijen is misschien leuk, maar leidt ook af. En vergeet ook niet de social media-updates die je per mail krijgt.

2. Stuur minder mails
Een mailtje is zo gestuurd, maar is het ook echt nodig? Hoe meer mailtjes je stuurt, hoe meer je er terug krijgt. Bedenk dan ook van tevoren: is een e-mail de beste manier om nu te communiceren? Je kunt soms ook even naar het bureau van een collega lopen, of de telefoon pakken. 

3. De tweeminutenregel
Zet elke mail waar ie hoort. Dat gaat makkelijk als je de methode van David Allen, schrijver van Getting Things Done, aanhoudt. Kun je de mail in twee minuten afhandelen? Doe het dan direct. Is het een agendapunt? Zet het dan ook in de agenda. Hoeft het niet deze week? Maak een mapje met een 'to-do list'. Is een ander er mee bezig? Maak een mapje 'wachten op'. Hoef je niets te doen, maar wil je de mail wel bewaren? Maak daar ook een apart mapje voor aan. 

4. Kijk niet te vaak
Mail hoeft niet 24/7 bijgewerkt te worden. Doe het zo'n vijf keer per dag, dan word je ook niet afgeleid door tussendoor binnenkomende e-mails. Om te voorkomen dat je in verleiding komt om toch je mail te checken, kun je de meldingen bij inkomende mailtjes uitschakelen. 

5. Zet notificaties uit
Zet alle pushnotificaties op je telefoon uit, zet het volume van je computer laag en sluit je venster als je het even niet nodig hebt. Zo word je niet voortdurend afgeleid door die continue stroom mailtjes. Zet die notificaties ook uit bij activiteiten waarin je niets kunt met mailtjes. Wat heeft het voor zin om vijf minuten voor het slapen gaan je mail te checken? Juist, je kunt er dan toch niets aan doen − en loopt niet het risico van slapeloze nachten.

Bron • RTL Z