Van onze partner Kinly

Zo maak je van videovergaderen wél een succes

24 april 2019 11:14

Beeld ©

Voor flexibele werknemers die toch persoonlijk met elkaar willen overleggen, is videoconferencing een uitkomst. Maar dan moet het wel gewoon werken.

“Vijftig tot zestig procent van communicatie is non-verbaal. Wanneer werknemers niet meer allemaal tegelijk op kantoor zitten, is videovergaderen de manier om productiever, efficiënter en uiteindelijk prettiger samen te werken.”, zegt  Robert Blaas, Marketing Director Benelux van Kinly.

Volgens Blaas bevordert videoconferencing de samenwerking binnen bedrijven. Hij voegt daar aan toe dat videoconferencing vroeger misschien alleen voor grote ondernemingen was weggelegd, maar nu steeds toegankelijker wordt. “Grote vergaderzalen zijn niet meer nodig.”

Kostbare tijd

Uit onderzoek blijkt dat veel werknemers audiovisuele faciliteiten om samen te werken vaak links laten liggen. Dat komt meestal omdat ze niet precies snappen hoe alles werkt. Blaas: “Het kan om simpele dingen gaan. Denk bijvoorbeeld welke kabel gebruikt moet worden om de presentatie op het scherm te tonen.”

Kleine technische hobbels kosten volgens het onderzoek kostbare tijd, zegt Blaas:  “Vergaderingen starten hierdoor gemiddeld tien minuten te laat. Ook niet op tijd kunnen inloggen leidt tot stress bij de deelnemers. Juist de oplossingen die ervoor moeten zorgen dat mensen beter met elkaar kunnen communiceren, gebruikt men vervolgens niet”.

Gebruiksvriendelijkheid essentieel

Het probleem is dat vaak de focus te veel ligt op het technologische aspect van de oplossingen en te weinig op het dagelijks gebruik. “Alle fabrikanten beloven dat techniek alles oplost. Maar als de gebruikers niet snappen hoe een systeem of oplossing werkt, of als het proces ontzettend afwijkt van hoe er normaliter wordt gewerkt, dan wordt die belofte niet waargemaakt”, zegt Blaas

Kinly heeft een andere benadering. Blaas: “Wij kijken eerst naar de behoeftes van gebruikers. Daarna onderzoeken we hoe er binnen een bedrijf wordt gewerkt, hoe de processen verlopen en wat het doel is. Pas als dat duidelijk is, bieden wij een passende technologische oplossing.” 

Volgens Blaas is de kracht dat Kinly verschillende unified collaboration platformen en devices met elkaar kan laten samenwerken. Kinly brengt gebruikers van verschillende platformen zoals Google, Microsoft en Cisco naadloos bij elkaar.

Draagvlak creëren

Het doel is om de gebruikerservaring in de vergaderruimte te optimaliseren en - misschien nog wel belangrijker - ervoor te zorgen dat kostbare vierkante meters kantoorruimte op een heel efficiënte manier worden gebruikt. Zo kunnen mensen productiever en efficiënter samenwerken.

Kinly monitort en analyseert continu het gebruik maar ook de status van de faciliteiten. Blaas: “Wij kijken welke faciliteiten voor welk doeleinde gebruikt worden. Maar ook hoe de gebruikerservaring is, of de apparatuur nog werkt en zelfs of er signalen zijn dat iets binnenkort misschien kapot gaat.”

Videoconferencing met Kinly sluit bovendien aan op de manier van werken die werknemers gewend zijn. Om draagvlak te creeeren, worden gebruikerstrainingen georganiseerd. Volgens Blaas zijn die essentieel. “Want als je weet hoe het werkt en dat het werkt, dan gebruik je het ook.”

Whitepaper

IDC onderzocht voor Kinly het belang van communicatie binnen digitale transformatie. Weten hoe Kinly videocommunicatie benadert vanuit people-, process-, en technologieperspectief? Download dan hier het whitepaper.