Van onze partner Van onze partner

6 tips om slimmer je agenda te beheren

6 tips om slimmer je agenda te beheren

Kinderen zijn gebaat bij reinheid, regelmaat en rust. Maar – hoe betuttelend het ook klinkt- voor ZZP’ers is dat niet heel anders. Juist omdat veel zelfstandigen een hectisch bestaan leiden waarbij afspraken en taken door elkaar lopen, is overzicht houden een must. Zes tips om slimmer met je agenda om te gaan.

1. Plan werk én privé
's Ochtends bedenken wat je die dag allemaal te doen staat, kan ervoor zorgen dat je overweldigd wordt door de hoeveelheid taken en als een kip zonder kop aan de slag gaat. Of dat je juist gaat lanterfanteren omdat je geen duidelijk doel voor ogen hebt.

Maak iedere avond een lijst van alle professionele én privé-taken die je wilt uitvoeren. Zo houd je overzicht en begin je de dag een stuk doelgerichter.

2. Meten is weten
Je kunt alleen een haalbare planning maken als je weet hoeveel tijd taken kosten. Houd eens een week bij hoe lang je bezig bent met werkzaamheden. Je zult je verbazen hoeveel tijd je kwijt bent aan randzaken als reistijd of mailtjes tussendoor beantwoorden, waardoor je je planning van die dag niet haalt.

Pas als je weet hoe lang je met iets bezig bent, kun je een reële planning maken. Hiermee doe je niet alleen jezelf maar ook je opdrachtgevers een plezier.

3. Synchroniseer alle agenda’s
Voor werk gebruik je je outlook-agenda, bootcamp van die avond zet je in de google agenda van je telefoon, en op de agenda van je laptop staat een seminar ingepland. Chaos alom! Synchroniseer al je agenda’s zodat je hetzelfde ziet op je laptop, tablet en telefoon en je niet verrast wordt door afspraken of deadlines.

4. Geen nachtwerk
Plan jij vaak afspraken om 3 uur ’s nachts? Waarschijnlijk niet. Toch nemen de lege, nachtelijke uurtjes een groot deel van je scherm in beslag. Vaak kun je in je digitale agenda instellen dat bepaalde uren niet worden weergegeven, bijvoorbeeld tussen 00:00 en 07:00. Die dagelijkse afspraak in dromenland vergeet je niet zo snel.

5. Jaaroverzicht
Ben je grote, langdurige projecten aan het inplannen en kun je wel wat overzicht gebruiken? Kijk eens bij de instellingen, een jaarweergave is vaak heel makkelijk aan je digitale agenda toe te voegen.

6. Meteen noteren
Maak er een gewoonte van om afspraken altijd meteen in je agenda te zetten. De grootste vijanden van een goede planning zijn de uitspraken: 'Ik onthoud het wel' en 'Ik schrijf het straks wel op'. Als je een afspraak genoteerd hebt hoef je er niet meer aan te denken en kun je je focussen op andere taken. Bovendien kun je voorafgaand aan elke afspraak een melding instellen, zo loop je nooit meer het risico dat je er één vergeet.

Je staat er niet alleen voor
Als ZZP'er moet je in je eentje alle ballen in de lucht houden. Slim je agenda beheren helpt een hoop, maar dat neemt niet weg dat het soms best taai is om alleen de kar te trekken. Dat begrijpen we bij Telfort Zakelijk. Daarom bieden wij, speciaal voor klanten een tijdelijke service die ZZP'ers een handje helpt. Bijvoorbeeld bij het regelen van kinderopvang, de boekhouding of het onthouden van namen van klanten. Want af en toe kun je wel een steuntje in de rug gebruiken!